Keabsahan Tanda Tangan Elektronik pada Surat Dinas Instansi Pemerintah yang Dilakukan di Hari Libur dan dari Luar Kantor/Luar Kota

Dijawab oleh : Safril Nurhalimi, S.H. M.H. (PENYULUH HUKUM AHLI MADYA) Sebelumnya kami mengucapkan Terima Kasih Atas Pertanyaan Sdr. SOFIAN dari DKI Jakarta terkait permasalahan hukum yang sedang dihadapi oleh anda kepada tim konsultan hukum Pusat Penyuluhan dan Bantuan Hukum BPHN secara on line. Terkait dengan permasalahan/pertanyaan hukum yang anda tanyakan kepada kami, maka saya akan memberikan pandangan hukum atas permasalahan yang anda hadapi dari sisi hukum dan maupun peraturan lain yang terkait berdasarkan informasi dan kronologis kejadian peristiwanya yang telah kami terima dari anda. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan. Sesuai bunyi Pasal 1 angka 21 PP 71/2019 itu, tanda elektronik dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yakni badan hukum yang layak dipercaya dan memberikan dan mengaudit Sertifikat Elektronik. Tanda tangan elektronik ini menunjukkan subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. Mengenai keabsahan tanda tangan elektronik, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah apabila data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan; data pembuatan tanda tangan elektronik saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan, Fungsi tanda tangan elektronik sendiri sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan, keutuhan dan keautentikan informasi elektronik. Menurutnya, terdapat tanda tangan yang terverifikasi dan tidak terverifikasi. Tanda tangan terverifikasi, harus memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum tanda tangan elektronik; menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia (PSEI). Penggunaan tanda tangan elektronik sudah diakui oleh pemerintah Indonesia. Adapun dasar hukum dari tanda tangan elektronik di Indonesia adalah: Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 52 Ayat 1 dan 2 tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dlnas Elektronik Dl Lingkungan Instans1 Pemerintah Tanda tangan elektronik bisa dikatakan sah ketika memenuhi persyaratan tertentu yang diatur dalam dasar hukum di atas, dalam hal ini Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Berikut beberapa poin syarat tanda tangan elektronik bisa dikatakan sah. Data pembuatan bersifat privat dan hanya bisa diketahui oleh pemilik tanda tangan. Dalam pembuatan tanda tangan, pemilik aslinya saja yang memiliki kuasa menggunakannya. Apabila terjadi perubahan tentang informasi yang berkaitan dengan tanda tangan, bisa diketahui dan dilacak. Memiliki cara khusus untuk mengetahui pemilik tanda tangan tersebut. Memiliki cara khusus untuk membuktikan bahwa pemilik tanda tangan memberikan persetujuan yang sah tentang informasi elektronik. Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut: data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Penanda Tangan; data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan; segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya; dan terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait. Penjelasan Pasal 11 ayat (1) UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik memberikan pengakuan secara tegas bahwa meskipun hanya merupakan suatu kode, Tanda Tangan Elektronik memiliki kedudukan yang sama dengan tanda tangan manual pada umumnya yang memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum. Pasal 1875 KUH Perdata menjelaskan suatu keabsahan tanda tangan sebagai berikut: Suatu tulisan di bawah tangan yang diakui kebenarannya oleh orang yang dihadapkan kepadanya atau secara hukum dianggap telah dibenarkan olehnya, menimbulkan bukti lengkap seperti suatu akta otentik bagi orang-orang yang menandatanganinya, ahli warisnya serta orang-orang yang mendapat hak dari mereka; ketentuan Pasal 1871 berlaku terhadap tulisan itu. Keabsahan Tanda Tangan Elektronik Mengenai tanda tangan elektronik, menurut Pasal 1 angka 12 Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (“UU 19/2016”) dan Pasal 1 angka 22 Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (“PP PSTE”), tanda tangan elektronik didefinisikan sebagai berikut: Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Kewenangan penandatanganan merupakan hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangai naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggungjawab kedinasaan pada jabatannya. Pemberian Kewenangan (Role) mengatur kewenangan setiap pengguna, antara lain berupa masukan (input) agenda surat, pemindaian dokumen, pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar. Dalam sistem TNDE, dimungkinkan seorang pengguna mendapatkan beberapa kewenangan sekaligus dalam suatu waktu, yang diatur oleh administrator, sesuai dengan penugasan yang diberikan. Aplikasi menjamin otentikasi pengguna yang melakukan pengaksesan. Secara minimal, mekanisme otentikasi dilakukan dengan menggunakan pengecekan nama pengguna dan kata kunci (password) sehingga aplikasi dapat diakses dengan rnenggunakan kewenangan yang telah ditentukan untuk masing-masing pengguna. Otentikasi.. Otentikasi dilengkapi dengan keamanan yang menjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna bukan oleh sistem lainlvirus, misalkan dengan menggunakan gambar atau tulisan khusus (captcha) ataupun security question. Dalam akses aplikasi harus dijamin bahwa a. aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang terotentikasi. b. pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi kewenangannya. c. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara paralel. Berdasarkan pada penjelasan peraturan yang disebutkan diatas terkait penandatanganan elektronik untuk kepentingan surat dinas instansi pemerintah tersebut, Ada beberapa poin sebagimana yang telah diuraikan diatas terkait dengan Tanda Tangan Elektronik yang memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan. Sedangkan terkait dimana lokasi atau hari apa suatu surat dinas ditandatangani secara elektronik tidak disebutkan secara terperinci dalam peraturan yang ada terkait dengan penandatangan secara elektronik tersebut, maka untuk permasalahan mengenai lokasi dimana atau hari apa surat dinas tersebut ditandatangani tidak dipermasalahkan. Selama tandatangan elektronik tersebut memenuhi semua ketentuan yang dipersyaratkan dalam penandatangan secara elektronik. Demikian, semoga bermanfaat. Terima kasih Dasar hukum: KUHPerdata Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik tentang perubahan atas UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dlnas Elektronik Dl Lingkungan Instans1 Pemerintah Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2019 Tentang Penyelenggaraan Sistem Dan Transaksi Elektronik Pernyataan Penyangkalan / Disclaimer - Jawaban konsultasi hukum semata-mata hanya sebagai pendapat hukum bersifat umum dan disediakan untuk tujuan pendidikan serta tidak memiliki kekuatan hukum yang tetap dan tidak mengikat sebagaimana putusan pengadilan. - Untuk suatu nasihat hukum yang dapat diterapkan pada kasus yang Anda hadapi, Anda dapat menghubungi seorang penasihat hukum yang kompeten. Mohon kepada Bapak/Ibu untuk mengisi survey Indeks Kepuasan Masyarakat dan memberikan penilaian Sangat Baik atas layanan konsultasi hukum gratis yang telah kami berikan dengan klik tautan dibawah ini: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfZWUXxTVWixDSacyDv-hmTA50-QYV15ac1Vdgb2r-v8Fit_A/viewform?vc=0&c=0&w=1 Terimakasih.