Pendaftaran sertifikat tanah ketika AJB asli dan minuta akta PPAT hilang akibat bencana

Terima kasih atas pertanyaan saudara Muh***** kepada Badan Pembinaan Hukum Nasional.

Permasalahan yang Anda hadapi cukup kompleks karena melibatkan peralihan protokol PPAT, musibah bencana alam (force majeure) yang memusnahkan Minuta Akta, serta dokumen fisik yang hilang/tidak lengkap serta pihak penjual yang kurang koorportif untuk membantu anda dalam permasalahan AJB anda. Berikut ini dasar Hukum Terkait permasalahan hukum anda:

1. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah:
• Pasal 24 mengatur tentang pembuktian hak-hak lama yang alat buktinya tidak lengkap, hilang, atau tidak ada sama sekali.

Pasal 24 Ayat (1): Mengatur pembuktian hak atas tanah yang didasarkan pada dokumen/bukti tertulis (seperti petok D, girik, akta jual beli lama, dll.).

Pasal 24 Ayat (2) — Ketentuan Dasar Sporadik/Penguasaan Fisik:

"Dalam hal tidak ada lagi/tidak lengkap alat pembuktian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pembuktian hak dapat dilakukan berdasarkan kenyataan penguasaan fisik bidang tanah yang bersangkutan selama 20 (dua puluh) tahun atau lebih secara berturut-turut oleh pemohon pendaftaran dan pendahulu-pendahulunya..."

• Pasal 37 ayat (1): Peralihan hak atas tanah melalui jual beli hanya dapat didaftarkan jika dibuktikan dengan akta yang dibuat oleh PPAT yang berwenang.
• Pasal 32 & 38: Mengatur ketentuan permohonan sertifikat berdasarkan alat bukti tulisan dan/atau putusan pengadilan.
1. Peraturan Kepala BPN RI No. 1 Tahun 2006 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP No. 37/1998 (Peraturan Jabatan PPAT):
• Pasal 66 & 67: Mengatur tata cara penyerahan dan pengelolaan Protokol PPAT yang berhenti, meninggal dunia, atau pindah wilayah kerja.
2. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata):
• Pasal 1457 & 1458: Jual beli dianggap telah terjadi antara kedua belah pihak seketika setelah mencapai kesepakatan tentang barang dan harga, meskipun barang belum diserahkan maupun harganya belum dibayar.
• Pasal 1365: Perbuatan Melawan Hukum (PMH) yang menjadi dasar gugatan apabila salah satu pihak tidak mau bekerja sama menyelesaikan hak keperdataan yang sah.
3. Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN No. 16 Tahun 2021 tentang Ketentuan Petunjuk Teknis Jabatan PPAT.

Berikut adalah jawaban dan solusi hukum terkait permasalahan AJB dan pendaftaran tanah pertama kali yang Bapak/Ibu hadapi akibat bencana alam:

1. Hak Menanyakan Pertinggalan AJB kepada PPAT A

Anda memiliki hak secara hukum untuk menanyakan dan melacak keberadaan salinan atau dokumen pendukung terkait AJB tersebut kepada PPAT A. Meskipun PPAT A telah pindah wilayah kerja (provinsi) dan menyerahkan protokolnya kepada PPAT B, PPAT A tetap memiliki kewajiban moral dan administratif untuk membantu memberikan klarifikasi atau salinan arsip pribadi/catatan yang mungkin masih tersimpan pada dokumen/salinan elektroniknya.

• Dasar Pertimbangan: Berdasarkan Pasal 21 ayat (3) PP No. 37/1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah, akta PPAT dibuat asli sebanyak 2 lembar (satu disimpan PPAT sebagai minuta, satu diserahkan ke Kantor Pertanahan), dan kepada pihak berkepentingan dapat diberikan salinannya.
• Penjelasan Hukum: Ketika PPAT A berpindah wilayah kerja, seluruh Protokol PPAT (termasuk Minuta Akta, Buku Daftar, dan Dokumen Pendukung) diserahterimakan secara resmi kepada PPAT Penerima Protokol (PPAT B) yang ditunjuk oleh Kepala Kantor Pertanahan setempat. Setelah penyerahan tersebut, secara yuridis pemegang tanggung jawab fisik atas arsip ada pada PPAT B.
• Namun, karena terjadi bencana alam yang menyebabkan PPAT B meninggal dunia dan protokolnya musnah, Anda selaku pihak dalam akta (Pembeli/Penerima Hak) memiliki kepentingan hukum (legal standing) untuk menghubungi PPAT A guna menanyakan apakah PPAT A masih menyimpan:

1. Softcopy / draf akhir AJB sebelum dicetak.

2. Catatan/buku register pribadi PPAT A sebelum kepindahan.

3. Lembar konfirmasi/laporan bulanan PPAT ke Kantor Pertanahan (Kantah) yang pernah dikirimkan saat AJB dibuat

• Karena PPAT A telah menyerahkan protokolnya kepada PPAT B (yang kemudian musnah akibat tsunami), kemungkinan besar fisik Minuta di tangan PPAT sudah tidak ada. Namun, Anda tetap perlu menghubungi PPAT A untuk menanyakan:
1. Apakah PPAT A memiliki arsip digital (softcopy / hasil pemindaian) dari AJB yang pernah dibuat sebelum ia pindah provinsi.
2. Meminta informasi akurat mengenai Nomor Akta, Tanggal Akta, dan Kode PPAT miliknya. Informasi ini sangat krusial sebagai "kunci data" untuk pelacakan dokumen atau pengurusan di tingkat Badan Pertanahan Nasional (BPN).

2. Solusi Pendaftaran Pertama Kali Sertifikat (Solusi & Dasar Hukum)

Karena Minuta Akta di PPAT B musnah dan AJB fotokopi yang Anda miliki tidak lengkap (tidak ada halaman pasal dan tanda tangan), fotokopi tersebut tidak memenuhi syarat administratif untuk langsung dijadikan dasar balik nama/pendaftaran tanah di Kantor Pertanahan (BPN). Jadi sekarang status tanah tersebut berstatus pendaftaran pertama kali (artinya tanah tersebut belum bersertifikat/masih tanah girik/kikitir/bekas hak milik adat), hilangnya AJB asli beserta minutanya di PPAT akibat bencana alam dikategorikan sebagai kondisi Force Majeure (Keadaan Memaksa). Anda tidak perlu berkecil hati karena hukum Indonesia memberikan jalan keluar bagi pemilik tanah yang dokumennya musnah akibat bencana alam. Langkah-langkah penyelesaiannya adalah sebagai berikut:

Langkah 1: Mengajukan Permohonan Penegasan Konfirmasi Dokumen ke BPN

Datanglah ke Kantor Pertanahan (BPN) setempat. Berdasarkan Peraturan Kepala BPN No. 6 Tahun 2010 tentang Penanganan Bencana dan Pengembalian Hak-Hak Masyarakat Atas Aset Tanah di Wilayah Bencana:

• BPN memiliki mekanisme khusus untuk memproses pendaftaran tanah di wilayah pascabencana.
• Laporkan bahwa dokumen asli musnah di kantor PPAT B akibat tsunami. BPN biasanya memiliki daftar/catatan PPAT yang terdampak bencana dan akan mencocokkan laporan Anda dengan data kedinasan mereka.

Langkah 2: Menggunakan Fotokopi AJB dan Pembuktian Lain (Pasal 76 PMNA/Ka. BPN No. 3/1997)

Meskipun fotokopi AJB Anda tidak lengkap (tidak ada halaman tanda tangan), dokumen tersebut tetap berharga sebagai petunjuk awal kepemilikan. Berdasarkan Ketentuan Pelaksana Teknis: PMNA/KBPN No. 3 Tahun 1997, aturan rincian operasional syarat dokumen Sporadik dan pembuktiannya diatur lebih lanjut dalam Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN No. 3 Tahun 1997 (sebagaimana telah diubah beberapa kali, termasuk oleh Permen ATR/BPN No. 16 Tahun 2021):

• Pasal 76 ayat (1) & (2): Mengatur bahwa jika bukti kepemilikan/perolehan tanah tidak ada atau tidak lengkap, maka pembuktian perolehan hak dilakukan dengan Surat Pernyataan Penguasaan Fisik Bidang Tanah yang dibuat oleh pemohon dengan disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang saksi dari lingkungan setempat dan diketahui oleh Kepala Desa/Lurah.
• Pasal 77: Mengatur pengumuman (kondisi Ajudikasi/PTSL maupun Sporadik) selama 14 hari (untuk Ajudikasi) atau 60 hari (untuk Pendaftaran Sporadik perorangan) di Kantor Desa/Kelurahan dan Kantor Pertanahan guna menerima jika ada keberatan dari pihak lain sebelum sertipikat diterbitkan.

Menurut Pasal 76 Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN No. 3 Tahun 1997, jika bukti tertulis tidak lengkap atau tidak ada lagi, pembuktian hak dapat dilakukan dengan:

1. Surat Pernyataan Penguasaan Fisik Bidang Tanah (Sporadik): Anda membuat surat pernyataan di bawah sumpah bahwa Anda telah menguasai fisik tanah tersebut secara iktikad baik. Surat ini harus disaksikan dan diketahui oleh Kepala Desa/Lurah setempat.
2. Keterangan Saksi: Menghadirkan 2 (dua) orang saksi (bisa tetangga batas tanah atau tokoh masyarakat tua setempat) yang mengetahui riwayat jual beli dan menegaskan bahwa Anda benar merupakan pemilik tanah tersebut.
3. Penguasaan Fisik dengan Iktikad Baik (Pasal 94 Permen ATR/BPN No. 16 Tahun 2021 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah /Prinsip Pendaftaran ): Apabila dokumen bukti perolehan (AJB) rusak/musnah karena bencana alam dan penjual sulit dihadirkan, Anda dapat mengajukan permohonan pendaftaran tanah/pencatatan hak dengan melampirkan Surat Pernyataan Penguasaan Fisik Bidang Tanah (SPORC/Pernyataan Mutlak) yang disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi dan diketahui Kepala Desa/Lurah.

Langkah 3: Memanfaatkan Dokumen Pendukung yang Anda Miliki

Dokumen yang Anda pegang saat ini sudah sangat kuat untuk mendukung proses di BPN, yaitu:

• Surat Kehilangan Kepolisian (sebagai bukti legal hilangnya dokumen asli).
• Bukti Pembayaran BPHTB dan Pajak PBB atas nama Anda (membuktikan kepatuhan hukum dan menegaskan penguasaan hak atas tanah tersebut).

Langkah 4: Menghadapi Penjual yang Tidak Kooperatif

Karena penjual mengakui bahwa transaksi jual beli itu benar-benar terjadi, Anda memiliki posisi tawar yang kuat secara hukum.

• Jika penjual terus meminta imbalan dan mempersulit, Anda dapat meminta Kepala Desa/Lurah setempat untuk memanggil penjual guna menandatangani Surat Pernyataan Bersama/Kesaksian bahwa jual beli tersebut benar telah lunas dan terjadi di masa lalu.
• Jika penjual tetap menolak, pengakuan lisan penjual yang didengar oleh saksi-saksi atau tertuang dalam komunikasi (seperti chat/pesan) bisa dijadikan tambahan alat bukti bagi BPN bahwa tidak ada sengketa kepemilikan atas tanah tersebut.

Jika Penjual menuntut imbalan tidak wajar atau menolak menandatangani ulang:

• Kirimkan Somasi/Teguran Hukum secara tertulis melalui Kuasa Hukum/Advokat.
• Jelaskan bahwa menahan proses pendaftaran hak orang lain atas transaksi sah yang diakuinya dapat dikategorikan sebagai Perbuatan Melawan Hukum (PMH/ pasal 1365 KUHPerdata) atau Tindak Pidana Penggelapan Hak atas Barang Tidak Bergerak (Pasal Pasal 502 UU No. 1 Tahun 2023 tentang KUHP).
• Sering kali, itikad baik negosiasi yang didampingi somasi resmi dapat melunakkan sikap Penjual tanpa perlu sampai ke pengadilan.

Kesimpulan Alur Solusi:

Pendaftaran Tanah Pertama Kali dengan Pengakuan Hak (Konversi/Ajudikasi) di BPN menggunakan Surat Pernyataan Fisik (Sporadik) + Fotokopi AJB Tersisa + Bukti PBB & BPHTB + Surat Kehilangan dari Kepolisian. Jalur ini dilindungi oleh PP No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah.

Dasar Hukum

· KUHPerdata

· UU No. 1 Tahun 2023 tentang KUHP

· PP No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah

· PMNA/Ka. BPN No. 3/1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah