Dasar hukum pencatatan pembayaran yang berbeda dari isi perjanjian oleh pihak perusahaan

Terima kasih atas pertanyaan saudara Moh*********** kepada Badan Pembinaan Hukum Nasional.

Perjanjian mengikat para pihak sebagai undang-undang. Dasar utamanya hal tersebut diatur dalam Pasal 1338 KUHPerdata adalah sebagai berikut : "Semua persetujuan yang dibuat sesuai dengan undang-undang berlaku sebagai undang-undang bagi mereka yang membuatnya. Persetujuan itu tidak dapat ditarik kembali selain dengan kesepakatan kedua belah pihak, atau karena alasan-alasan yang ditentukan oleh undang undang. Persetujuan harus dilaksanakan dengan itikad baik."

 Syarat-syarat Terjadinya Suatu Persetujuan yang Sah diatur dalam  Pasal 1320 KUHPerdata adalah sebagai berikut : Supaya terjadi persetujuan yang sah, perlu dipenuhi empat syarat; 

1.  kesepakatan mereka yang mengikatkan dirinya; 
2. kecakapan untuk membuat suatu perikatan; 
3.  suatu pokok persoalan tertentu; 
4.  suatu sebab yang tidak terlarang.    

Pada prinsipnya menyatakan bahwa semua perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak yang membuatnya. Artinya, apabila dalam perjanjian secara tegas disepakati Pemberi fasilitas menanggung pembayaran sebesar Y, maka secara hubungan kontraktual kewajiban pemberi fasilitas adalah sebesar Y, bukan secara otomatis Y + Z. Perusahaan tidak dapat secara sepihak mengubah substansi kewajiban yang telah diperjanjikan tanpa dasar yang sah atau tanpa adanya persetujuan/perubahan perjanjian.

Apabila Z merupakan tambahan kewajiban pembayaran yang secara nyata dibebankan kepada salah satu pihak, maka pencatatan internal perusahaan tidak cukup menjadi dasar untuk mengubah isi perjanjian. Hal ini berkaitan dengan prinsip bahwa perjanjian harus dilaksanakan dengan itikad baik, sebagaimana Pasal 1338 ayat (3) KUHPerdata. Dengan demikian, alasan bahwa Z adalah urusan back office dan tidak perlu diketahui penerima fasilitas perlu dibedakan berdasarkan substansinya. Jika Z hanya merupakan pencatatan akuntansi/internal dan tidak mengubah hak, kewajiban, maupun beban ekonomi penerima fasilitas, maka secara prinsip dapat menjadi urusan internal perusahaan. Namun, jika Z menambah nilai pembayaran atau kewajiban yang secara substansi berkaitan dengan fasilitas yang diperjanjikan, maka keberadaan Z berpotensi tidak dapat dipisahkan begitu saja dari perjanjian.

Perlu dibedakan antara hubungan kontraktual dan hubungan internal perusahaan. Perusahaan dapat memiliki mekanisme internal untuk melakukan pencatatan, penyesuaian biaya, alokasi pembayaran, provisi, atau komponen administratif lainnya. Namun pencatatan internal tersebut tidak serta-merta dapat mengubah hubungan hukum eksternal yang telah disepakati dalam perjanjian.

Apakah Z harus dicantumkan dalam perjanjian ? Jawabannya bergantung pada karakter Z. Jika Z adalah murni komponen internal, misalnya jurnal akuntansi, alokasi biaya internal, koreksi pembukuan, mekanisme settlement internal dan tidak menambah kewajiban penerima fasilitas, maka terdapat argumentasi bahwa Z tidak harus dicantumkan dalam perjanjian dengan penerima fasilitas. Tetapi, jika Z merupakan bagian dari nilai pembayaran sebenarnya. Misalnya dalam kenyataannya pemberi fasilitas membayar Y+Z kepada pihak ketiga sebagai bagian dari skema fasilitas yang sama, sementara perjanjian hanya menyebut Y, maka perlu diperiksa lebih lanjut. Apa dasar munculnya Z? Kepada siapa Z dibayarkan? Apakah Z berkaitan langsung dengan objek perjanjian? Apakah tanpa Z fasilitas tersebut dapat berjalan? Apakah Z pada akhirnya memengaruhi kewajiban atau hak penerima fasilitas? Semakin erat hubungan Z dengan transaksi utama, semakin kuat argumentasi bahwa Z bukan semata-mata persoalan back office.

Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.

Dasar hukum:

1. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia