Keabsahan surat pernyataan penolakan waris WNA berapostille dari Kanada untuk pendaftaran di Pengadilan Negeri tanpa legalisasi KBRI/KJRI

Terima kasih atas pertanyaan saudara ste**** kepada Badan Pembinaan Hukum Nasional.

Surat Pernyataan Penolakan Waris yang dibuat oleh Warga Negara Asing (WNA) untuk digunakan di Indonesia pada prinsipnya harus memperhatikan ketentuan mengenai penolakan warisan berdasarkan hukum yang berlaku di Indonesia, sekaligus ketentuan mengenai pengakuan dokumen publik asing. Berdasarkan Pasal 1057 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), penolakan suatu warisan harus dilakukan dengan tegas dan dilakukan dengan memberikan pernyataan di Kepaniteraan Pengadilan Negeri yang dalam daerah hukumnya warisan tersebut terbuka. Dengan demikian, aspek mengenai penolakan waris tidak hanya berkaitan dengan keabsahan dokumen yang dibuat di luar negeri, tetapi juga dengan tata cara penolakan warisan yang ditentukan oleh hukum yang berlaku.

Terkait dengan dokumen yang dibuat di Kanada dan akan digunakan di Indonesia, Indonesia telah menjadi pihak pada Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Apostille) yang disahkan melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021. Perpres Nomor 2 Tahun 2021 sampai dengan saat ini masih berstatus berlaku. Konvensi tersebut bertujuan menghapus persyaratan legalisasi diplomatik atau konsuler terhadap dokumen publik asing dan menggantikannya dengan sertifikat Apostille.

Kanada juga telah menjadi negara peserta Konvensi Apostille sejak 11 Januari 2024. Oleh karena itu, dokumen publik yang diterbitkan atau dibuat di Kanada dan akan digunakan di Indonesia dapat menggunakan mekanisme Apostille sepanjang memenuhi persyaratan Konvensi Apostille. Otoritas yang ditunjuk Kanada sebagai Competent Authority antara lain Department of Foreign Affairs, Trade and Development of Canada serta otoritas yang ditunjuk di provinsi British Columbia, Alberta, Saskatchewan, Ontario, dan Quebec.

Apostille pada dasarnya berfungsi untuk mengesahkan asal-usul formal suatu dokumen publik, yaitu berkaitan dengan keaslian tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani dokumen, serta keaslian cap atau segel yang terdapat dalam dokumen. Apostille tidak mengesahkan atau menjamin kebenaran materiil isi dokumen dan tidak menentukan apakah isi Surat Pernyataan Penolakan Waris tersebut telah memenuhi seluruh persyaratan hukum Indonesia. Dengan demikian, keberadaan Apostille tidak dapat dimaknai bahwa substansi penolakan waris secara otomatis telah sah menurut hukum Indonesia. Mekanisme Apostille hanya menyelesaikan aspek autentikasi dokumen asing.

Ketentuan mengenai layanan Apostille di Indonesia saat ini diatur dalam Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille, yang mulai berlaku pada 17 Desember 2025 mengatur layanan Apostille sebagai tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat, pengesahan cap, dan/atau segel resmi dalam dokumen berdasarkan verifikasi. Dengan demikian, apabila Surat Pernyataan Penolakan Waris dari WNA tersebut telah memperoleh Apostille yang sah dari Competent Authority Kanada, maka untuk aspek legalisasi atau autentikasi dokumen asing tersebut pada prinsipnya tidak diperlukan lagi legalisasi tambahan dari KBRI/KJRI. Hal ini merupakan konsekuensi dari berlakunya Konvensi Apostille yang menghapus kebutuhan legalisasi melalui jalur diplomatik/konsuler. KBRI/KJRI tidak lagi menjadi tahapan legalisasi yang wajib dilakukan setelah dokumen Kanada memperoleh Apostille yang sah.

Namun demikian, perlu dibedakan antara keabsahan Apostille dan penerimaan Surat Pernyataan Penolakan Waris oleh Kepaniteraan Pengadilan Negeri. Apostille tidak secara otomatis mengubah suatu surat pernyataan yang dibuat di Kanada menjadi pernyataan penolakan waris yang memenuhi tata cara Pasal 1057 KUHPerdata. Oleh karena itu, apabila yang dimaksud adalah penolakan warisan yang akan dicatat atau dinyatakan di Kepaniteraan Pengadilan Negeri Indonesia, tetap harus diperhatikan ketentuan hukum mengenai tata cara penolakan warisan serta persyaratan administrasi yang ditetapkan oleh Pengadilan Negeri yang berwenang.

Selain itu, apabila Surat Pernyataan Penolakan Waris tersebut dibuat dalam bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya, perlu diperhatikan persyaratan penggunaan Bahasa Indonesia dan/atau terjemahan oleh penerjemah tersumpah sesuai kebutuhan proses administrasi dan pemeriksaan di Pengadilan Negeri. Apostille tidak menghilangkan persyaratan mengenai bahasa dokumen ataupun persyaratan administrasi lainnya yang ditentukan oleh pengadilan.

Apabila Surat Pernyataan tersebut dibuat di hadapan Notary Public di Kanada, perlu pula dipastikan bahwa Apostille diterbitkan oleh Competent Authority yang berwenang untuk mengesahkan tanda tangan dan kapasitas Notary Public tersebut. Hal ini penting karena Apostille hanya dapat diterbitkan oleh otoritas yang ditunjuk oleh negara peserta Konvensi Apostille. Daftar resmi HCCH saat ini mencantumkan enam Competent Authorities Kanada untuk Konvensi Apostille.

Dengan demikian, Surat Pernyataan Penolakan Waris dari WNA yang telah memperoleh Apostille Kanada tidak memerlukan legalisasi tambahan dari KBRI/KJRI semata-mata untuk memenuhi persyaratan autentikasi dokumen asing. Akan tetapi, untuk dapat diterima dan diproses di Kepaniteraan Pengadilan Negeri, dokumen tersebut tetap harus memenuhi persyaratan hukum dan administrasi yang berlaku, termasuk mengenai kewenangan pengadilan, tata cara penolakan warisan, bentuk dokumen, terjemahan apabila diperlukan, serta kelengkapan dokumen pendukung.

Oleh karena itu, Saudara dapat menempuh beberapa langkah sebagai berikut:

1. Memastikan keabsahan Apostille Kanada, yaitu memastikan Apostille diterbitkan oleh Competent Authority Kanada yang ditunjuk berdasarkan Konvensi Apostille dan dapat diverifikasi keasliannya.
2. Memastikan jenis dokumen yang diapostille. Apabila Surat Pernyataan dibuat di hadapan Notary Public, perlu dipastikan apakah Apostille tersebut melekat pada dokumen yang termasuk dalam kategori dokumen publik berdasarkan Konvensi Apostille serta mengesahkan tanda tangan dan kapasitas pejabat yang bersangkutan.
3. Menyiapkan dokumen asli dan terjemahan Bahasa Indonesia, apabila dokumen dibuat dalam bahasa asing. Untuk kepentingan proses di pengadilan, sebaiknya disiapkan terjemahan oleh penerjemah tersumpah apabila dipersyaratkan oleh Pengadilan Negeri.
4. Menghubungi Kepaniteraan Pengadilan Negeri yang berwenang untuk memastikan persyaratan administratif dan tata cara pengajuan penolakan warisan, karena Pasal 1057 KUHPerdata menentukan bahwa penolakan warisan dilakukan dengan memberikan pernyataan di Kepaniteraan Pengadilan Negeri dalam daerah hukum tempat warisan tersebut terbuka.
5. Memastikan hukum yang berlaku terhadap warisan tersebut, khususnya karena pihak yang melakukan penolakan merupakan WNA. Aspek kewarganegaraan pewaris dan ahli waris, tempat tinggal/domisili, tempat terbukanya warisan, jenis dan lokasi harta warisan, serta ada atau tidaknya wasiat perlu diperhatikan untuk menentukan hukum yang berlaku terhadap hubungan waris tersebut.

Dengan demikian, Apostille Kanada pada prinsipnya sudah cukup untuk menggantikan legalisasi KBRI/KJRI terhadap dokumen publik Kanada yang akan digunakan di Indonesia. Tidak terdapat keharusan untuk melakukan legalisasi tambahan di KBRI/KJRI setelah dokumen memperoleh Apostille yang sah dari Competent Authority Kanada. Namun, Apostille bukan berarti dokumen tersebut secara otomatis cukup untuk memenuhi seluruh persyaratan pendaftaran penolakan waris di Kepaniteraan Pengadilan Negeri. Persyaratan mengenai tata cara penolakan warisan berdasarkan Pasal 1057 KUHPerdata dan persyaratan administrasi Pengadilan Negeri tetap harus dipenuhi.

Dengan kata lain, Apostille menggantikan legalisasi KBRI/KJRI, tetapi Apostille tidak menggantikan persyaratan hukum dan administrasi untuk melakukan penolakan waris di Pengadilan Negeri. Oleh karena itu, sepanjang Apostille Kanada tersebut sah dan diterbitkan oleh Competent Authority yang berwenang, tidak diperlukan legalisasi tambahan dari KBRI/KJRI, tetapi penerimaan dokumen untuk didaftarkan atau diproses di Kepaniteraan Pengadilan Negeri tetap bergantung pada pemenuhan persyaratan penolakan waris dan administrasi pengadilan yang berlaku.

Dasar Hukum :

1. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata
2. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing)
3. Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Apostille 1961)
4. Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille
5. Daftar Competent Authorities Konvensi Apostille pada HCCH