Penyelesaian balik nama sertifikat rumah yang tertunda selama dua tahun

Apabila seseorang telah melakukan jual beli tanah dan telah menyerahkan dokumen serta biaya yang diperlukan untuk proses balik nama sertifikat, tetapi sampai dengan kurang lebih 2 (dua) tahun sertifikat belum selesai dibalik nama, maka perlu terlebih dahulu diketahui pada tahap mana proses tersebut berhenti dan pihak mana yang masih memegang atau memproses dokumen.

Keterlambatan selama 2 tahun merupakan kondisi yang patut diklarifikasi dan ditelusuri secara serius. Namun, lamanya proses tersebut  belum tentu disebabkan Kantor Pertanahan telah melakukan kesalahan atau PPAT telah lalai, karena proses peralihan hak dapat terhambat oleh berbagai faktor administratif maupun yuridis.

Perlu diketahui bahwa proses balik nama pada dasarnya dilakukan melalui 2 tahap yaitu , yaitu :

1. Tahap pembuatan dan penyampaian dokumen oleh PPAT ;

2. Tahap pendaftaran peralihan hak pada Kantor Pertanahan.

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan apakah dokumen balik nama tersebut sudah benar-benar disampaikan oleh PPAT kepada Kantor Pertanahan atau belum. Apabila PPAT telah membuat AJB dan telah menyerahkan akta beserta dokumen persyaratan kepada Kantor Pertanahan, maka persoalannya sudah masuk pada tahap administrasi pertanahan di Kantor Pertanahan. Sebaliknya, apabila ternyata AJB telah dibuat tetapi dokumen belum pernah diajukan atau belum disampaikan kepada Kantor Pertanahan, maka keterlambatan perlu terlebih dahulu diklarifikasi kepada PPAT. Dengan demikian perlu ditelusuri dahulu riwayat adminsitrasi permohonan tersebut. 

Untuk itu sebaiknya anda meminta kepada PPAT informasi dan bukti sebagai berikut:

1. Tanggal dan nomor AJB yang telah dibuat;
2. tanggal kapan AJB dan dokumen persyaratan disampaikan kepada Kantor Pertanahan;
3. nomor berkas atau nomor permohonan pendaftaran peralihan hak;
4. bukti penerimaan atau tanda terima berkas dari Kantor Pertanahan;
5. status terakhir permohonan balik nama;
6. apakah terdapat kekurangan dokumen atau persyaratan;
7. apakah berkas pernah dikembalikan atau ditolak oleh Kantor Pertanahan;
8. alasan apabila sampai saat ini sertifikat belum selesai;
9. keberadaan sertifikat asli dan siapa yang saat ini menguasainya; dan
10. bukti pembayaran serta validasi pajak yang berkaitan dengan transaksi, apabila hal tersebut menjadi bagian dari proses yang belum selesai.

Dokumen-dokumen tersebut penting karena dapat menunjukkan secara objektif di mana proses balik nama tersebut berhenti.

Apabila PPAT dapat membuktikan bahwa dokumen telah diajukan kepada Kantor Pertanahan sejak dua tahun yang lalu, maka anda sebaiknya melakukan pengecekan langsung kepada Kantor Pertanahan. Hal-hal yang perlu ditanyakan  antara lain:

• apakah nomor berkas tersebut tercatat;
• kapan berkas diterima;
• apa status terakhir permohonan;
• apakah terdapat kekurangan persyaratan;
• apakah terdapat keberatan, sengketa, blokir atau sita terhadap tanah;
• apakah terdapat persoalan mengenai data fisik atau data yuridis tanah;
• apakah terdapat persoalan mengenai pajak atau validasi dokumen;
• apakah sertifikat telah selesai tetapi belum diserahkan; dan
• apabila belum selesai, apa alasan hukum atau administratif yang menyebabkan proses tersebut tertunda.

Dengan demikian, anda memperoleh informasi yang jelas terkait status berkas permohonan balik nama sertifikat tanah anda. 

Apabila Kantor Pertanahan menjelaskan bahwa proses belum selesai karena terdapat kekurangan dokumen, maka perlu diketahui secara spesifik; dokumen apa yang kurang, siapa yang wajib melengkapinya, dan apakah kekurangan tersebut telah diberitahukan sebelumnya kepada pemohon atau PPAT.

Apabila terdapat masalah pajak, misalnya validasi pembayaran atau dokumen PPh dan BPHTB, maka persoalan tersebut juga harus diselesaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Apabila terdapat perbedaan data identitas, luas tanah, batas tanah, nama pemegang hak, atau persoalan data fisik dan yuridis lainnya, maka harus dilihat apakah diperlukan perbaikan dokumen, pengukuran kembali, klarifikasi, atau tindakan administratif lainnya.

Namun, apabila PPAT tidak memberikan informasi yang jelas, tidak menyerahkan bukti bahwa berkas telah diajukan, atau terdapat dugaan bahwa dokumen dan biaya telah diterima tetapi proses tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka pihak yang dirugikan dapat meminta pertanggungjawaban PPAT.

Pengawasan terhadap PPAT diatur dalam ketentuan mengenai pembinaan dan pengawasan PPAT, termasuk mekanisme pengaduan kepada instansi pertanahan dan majelis yang berwenang dalam pembinaan dan pengawasan PPAT. Pembinaan dan pengawasan terhadap PPAT pada dasarnya merupakan kewenangan Menteri sebagaimana diatur dalam Pasal 33 PP Nomor 37 Tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan PPAT sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 24 Tahun 2016. Dalam pelaksanaannya di daerah, mekanisme pembinaan dan pengawasan PPAT pernah diatur secara lebih rinci dalam Permen ATR/Kepala BPN Nomor 2 Tahun 2018 tentang Pembinaan dan Pengawasan PPAT, termasuk mekanisme pengaduan masyarakat terhadap dugaan pelanggaran PPAT. Oleh karena itu, apabila terdapat dugaan PPAT tidak melaksanakan kewajibannya, masyarakat dapat menyampaikan pengaduan kepada instansi pertanahan yang berwenang untuk memperoleh pemeriksaan dan klarifikasi sesuai mekanisme yang berlaku . Pengaduan tersebut sebaiknya dilengkapi dengan bukti berupa:

• kuitansi pembayaran;
• AJB atau dokumen transaksi;
• surat kuasa apabila ada;
• bukti pembayaran biaya balik nama;
• bukti pembayaran pajak;
• komunikasi dengan PPAT;
• bukti penyerahan dokumen;

1. Minta status resmi proses dari PPAT
Jika balik nama dilakukan melalui PPAT, minta secara tertulis:

• Tanggal dan nomor AJB yang telah dibuat;
• tanggal kapan AJB dan dokumen persyaratan disampaikan kepada Kantor Pertanahan;
• nomor berkas atau nomor permohonan pendaftaran peralihan hak;
• bukti penerimaan atau tanda terima berkas dari Kantor Pertanahan;
• status terakhir permohonan balik nama;
• apakah terdapat kekurangan dokumen atau persyaratan;
• apakah berkas pernah dikembalikan atau ditolak oleh Kantor Pertanahan;
• alasan apabila sampai saat ini sertifikat belum selesai;
• keberadaan sertifikat asli dan siapa yang saat ini menguasainya; dan
• bukti pembayaran serta validasi pajak yang berkaitan dengan transaksi, apabila hal tersebut menjadi bagian dari proses yang belum selesai.

2. Cek langsung ke Kantor Pertanahan

Dengan membawa identitas dan bukti transaksi/kuasa yang Anda miliki, tanyakan apakah benar permohonan balik nama tersebut pernah didaftarkan, kapan didaftarkan dan apa status terakhirnya. Kalau ternyata tidak pernah didaftarkan, masalahnya berbeda dan perlu ditindaklanjuti terhadap PPAT/pihak yang menerima pengurusan.

3. Jika berkas tertahan karena kekurangan dokumen
Minta PPAT menjelaskan secara tertulis dokumen apa yang kurang. Jangan menyerahkan dokumen tambahan tanpa mengetahui untuk apa dan berdasarkan permintaan siapa.

4. Jika PPAT tidak memberikan kejelasan
Anda dapat membuat pengaduan kepada:

• Kantor Pertanahan/BPN apabila masalahnya berada pada proses pertanahan;
• Majelis Pembina dan Pengawas PPAT apabila terdapat dugaan pelanggaran oleh PPAT;