Surat Pernyataan Ahli Waris tidak mau ditandatangani Lurah dan Camat karena pewaris tidak lagi ditemukan dokumen seperti KTP, KK dan Akte Nikah

Terima kasih atas pertanyaan saudara Bam********** kepada Badan Pembinaan Hukum Nasional.

Berdasarkan naskah asli Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 16 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, berikut adalah bunyi dan penjelasan mengenai pasal yang Anda maksud:

Bunyi Pasal 111 ayat (1) huruf c angka 4

Pasal 111
(1) Permohonan pendaftaran peralihan hak karena pewarisan yang diajukan oleh ahli waris atau kuasanya, dilampiri dengan:
...
c. surat tanda bukti sebagai ahli waris yang dapat berupa:
...
4. surat pernyataan ahli waris dengan disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi dan diketahui oleh kepala desa/lurah dan camat tempat tinggal pewaris pada waktu meninggal dunia;

Makna dan Analisis Hukum Pasal Ini untuk Kasus Anda

Pasal ini memang memberikan wewenang kepada Lurah dan Camat untuk mengetahui (menandatangani) surat pernyataan ahli waris yang dibuat secara mandiri oleh keluarga dengan saksi-saksi.

Namun, yang perlu digarisbawahi dalam praktik administrasi pemerintahan:

1. Asas Kehati-hatian (Prudent Principle): Lurah dan Camat berhak menolak menandatangani jika mereka tidak memiliki dasar dokumen kependudukan yang kuat (seperti KK/Akta Nikah masa lalu) untuk memverifikasi kebenaran nasab/hubungan darah Anda dengan almarhumah. Jika mereka asal tanda tangan tanpa bukti, mereka bisa dituntut secara pidana atas pasal "Keterangan Palsu dalam Akta Autentik" jika di kemudian hari ada klaim dari ahli waris lain yang tidak diketahui.
2. Bersifat Alternatif (Bukan Kewajiban Tunggal): Kata kunci pada huruf c berbunyi "dapat berupa". Artinya, angka 4 (Lurah/Camat) ini bukan satu-satunya jalan. Jika angka 4 ini buntu karena alasan administrasi Dukcapil yang terhapus, Anda secara hukum sah menggunakan jalur angka di bawahnya pada pasal yang sama.

Solusi Menggunakan "Angka 5" dan "Angka 6" pada Pasal yang Sama

Karena Lurah dan Camat menolak, Anda disarankan mengalihkan permohonan balik nama ke BPN dengan menggunakan dokumen alternatif yang diatur dalam kelanjutan pasal tersebut, yaitu:

• Pasal 111 ayat (1) huruf c angka 5: “akta keterangan hak mewaris dari notaris yang berkedudukan di tempat tinggal pewaris pada waktu meninggal dunia;”
• Pasal 111 ayat (1) huruf c angka 6: “surat penetapan ahli waris dari Pengadilan.”

Notaris (Pasal 111 ayat (1) huruf c angka 5) dan Pengadilan (Pasal 111 ayat (1) huruf c angka 6) memiliki instrumen hukum berupa pembuktian formil materiil. Mereka dapat memeriksa saksi-saksi hidup di bawah sumpah untuk menggantikan dokumen KK/Akta Nikah yang hilang 17 tahun lalu, sehingga BPN akan langsung menerima berkas Anda tanpa memerlukan tanda tangan Lurah atau Camat lagi.

Dalam kasus anda,  jika Lurah dan Camat menolak menandatangani Surat Pernyataan Ahli Waris, Anda tidak perlu memaksanya karena Pasal 111 ayat (1) huruf c Permen ATR/BPN No. 16 Tahun 2021 menyediakan opsi dokumen lain yang setara dan wajib diterima oleh BPN.

Lurah dan Camat menolak karena asas kehati-hatian administrasi; mereka tidak bisa memvalidasi hubungan hukum (perkawinan/nasab) masa lalu tanpa KK atau Akta Nikah. Namun, karena Anda sudah memegang Akta Kematian resmi dari Dukcapil, kendala tersebut memiliki solusi hukum yang sangat clear melalui jalur alternatif berikut. Mengalihkan Jalur Dokumen Tanda Bukti Ahli Waris. Berdasarkan Pasal 111 ayat (1) huruf c angka 5 dan 6 Permen ATR/BPN No. 16 Tahun 2021, tanda bukti ahli waris untuk proses balik nama sertifikat tanah tidak hanya berupa Surat Pernyataan Ahli Waris yang diketahui Lurah/Camat. Anda bisa menggunakan 2 alternatif instansi yang memiliki wewenang hukum lebih tinggi:

Opsi A: Membuat Akta Keterangan Hak Mewaris di Notaris (Paling Cepat & Praktis)

• Dasar Hukum: Pasal 111 ayat (1) huruf c angka 5 Permen ATR/BPN 16/2021. Notaris memiliki wewenang membuat Akta Keterangan Hak Mewaris untuk seluruh Warga Negara Indonesia (WNI) tanpa memandang sekat golongan penduduk.
• Datanglah ke Notaris dengan membawa Akta Kematian Pewaris dan dokumen KTP/KK milik Anda (para ahli waris). Jelaskan bahwa dokumen masa lalu pewaris sudah terhapus di sistem Dukcapil karena sudah 17 tahun meninggal. Notaris dapat menggunakan instrumen "Keterangan di bawah sumpah/Pernyataan para ahli waris" serta kesaksian minimal 2 orang saksi yang mengetahui silsilah keluarga Anda untuk menerbitkan Akta autentik tersebut.

Opsi B: Mengajukan Penetapan Ahli Waris (PA) ke Pengadilan (Paling Kuat & Mutlak)

• Dasar Hukum: Pasal 111 ayat (1) huruf c angka 3 dan 4 Permen ATR/BPN 16/2021.
• Tempat Mengurus: Pengadilan Agama (jika almarhumah Muslim) atau Pengadilan Negeri (jika almarhumah Non-Muslim).
• Cara Hadapi Dokumen Hilang: Pengadilan adalah lembaga yudikatif yang berhak memutus suatu rantai hukum yang buntu. Dalam persidangan permohonan Penetapan Ahli Waris, ketiadaan KTP, KK, dan Akta Nikah pewaris dapat digantikan dengan alat bukti persidangan berupa Saksi-Saksi (misalnya: saudara kandung almarhumah, tetangga lama, atau tokoh masyarakat yang menyaksikan pernikahan almarhumah dahulu atau mengetahui silsilahnya).
• Begitu Hakim menerbitkan Putusan/Penetapan Ahli Waris, BPN wajib menerima dokumen tersebut sebagai dasar balik nama, tanpa perlu lagi tanda tangan Lurah atau Camat.

Anda berada di posisi hukum yang kuat karena sudah memiliki Akta Kematian dari Dukcapil.

• Berdasarkan UU No. 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan, Akta Kematian adalah bukti autentik final yang menyatakan seseorang telah meninggal dunia dan datanya telah ditutup secara sah oleh negara.
• Fakta bahwa data KTP/KK fisik almarhumah sudah tidak ada di basis data digital Dukcapil adalah hal yang wajar bagi penduduk yang meninggal 17 tahun lalu (sebelum sistem e-KTP massal terintegrasi penuh). Akta Kematian itulah yang menggantikan seluruh fungsi identitas almarhumah dalam proses hukum waris.

Langkah hukum yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :

1. Jangan Berdebat dengan Lurah/Camat: Efisiensi waktu Anda. Kelurahan dan Kecamatan memang tidak memiliki kewenangan yudisial untuk mengesahkan saksi pengganti dokumen yang hilang.
2. Siapkan Dokumen yang Ada: Kumpulkan Sertifikat Tanah Asli, Akta Kematian Pewaris dari Dukcapil, serta KTP dan KK seluruh anak/ahli waris yang masih hidup.
3. Hubungi Notaris atau Datangi Pengadilan:

Catatan. Jika ingin proses cepat dan memiliki anggaran fleksibel, bawalah berkas ke Notaris untuk dibuatkan Akta Keterangan Hak Mewaris. dan Jika ingin biaya murah (biaya panjar perkara resmi) dan berkekuatan hukum mutlak tak terbantahkan, daftarkan permohonan ke Pengadilan setempat untuk menerbitkan Penetapan Ahli Waris

Demikian penjelasan kami, semoga bermanfaat, terima kasih.

Dasar Hukum

1. UU No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas UU Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
2. Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 16 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah