Pertanggungjawaban Hukum Staf Admin Finance atas Kesalahan Transaksi dan Kemungkinan Somasi Setelah Resign 8 Bulan

Terima kasih atas pertanyaan saudara Ika kepada Badan Pembinaan Hukum Nasional.

Terima kasih atas pertanyaan saudara  kepada Badan Pembinaan Hukum Nasional. Berdasarkan pernyataan yang Anda sampaikan, berikut adalah analisis hukum, Anda sebagai Staff Admin Finance yang hanya melihat transaksi, sementara eksekutor (ceker) adalah manajer dan approval adalah owner. Perbuatan penyimpangan keuangan perusahaan sebagai sebuah tindak pidana penggelapan sebagaimana diatur dalam pasal 488 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang- Undang Hukum Pidana (KUHP Baru) adalah sebagai berikut : “Dalam hal perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 486 dilakukan oleh orang yang penguasaannya terhadap barang tersebut karena ada hubungan kerja, karena profesinya, atau karena mendapat upah untuk penguasaan barang tersebut, dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 tahun atau pidana denda paling banyak kategori V. (Kategori V berdasarkan Pasal 79 ayat (1) huruf e KUHP Baru adalah Rp500 juta.

Tindak pidana penggelapan harus ada unsur menguasai uang milik orang lain, dengan sengaja, dengan maksud memiliki secara melawan hukum. Dalam kasus anda selisih terjadi karena kesalahan administratif / kelalaian, tidak ada niat jahat, maka umumnya masuk ranah pelanggaran disiplin kerja bukan pidana. Selain itu juga perbuatan itu harus diproses/dilaporkan oleh perusahaan kepada Kepolisian mengenai permasalahan penggelapan jika dianggap sebagai tindak pidana penggelapan.

Sekarang kami akan menjawab pertanyaan Anda. Tanggung Jawab Penuh atas Kesalahan Transaksi, kemungkinan besar TIDAK bertanggung jawab penuh. Dalam struktur keuangan yang sehat, berlaku prinsip segregation of duties (pemisahan tugas). Staff Admin. Hanya melihat/mencatat (rekam data). Manager/Ceker. Memverifikasi kebenaran data. Owner. Approval/Eksekusi akhir. Jika transaksi yang salah sudah melewati tahap ceker dan approval owner, maka kesalahan tersebut adalah tanggung jawab bersama, dan kesalahan utama terletak pada verifikator (Manager/Ceker) dan pembuat keputusan (Owner). Anda hanya bertanggung jawab jika terbukti ada unsur kesengajaan (fraud) atau kelalaian berat dalam pelaporan.

Pertanyaan berikutnya,  Apakah Bisa Disomasi Setelah 8 Bulan Resign? Secara hukum, perusahaan BISA mengirimkan somasi, namun efektivitas dan legalitasnya patut dipertanyakan. Setiap pihak dapat mengajukan gugatan atau somasi jika merasa dirugikan. Jangka waktu 8 bulan setelah resign menunjukkan lambatnya sistem audit perusahaan. Posisi Anda, jika Anda sudah menerima Paklaring (Surat Keterangan Kerja) dan tidak ada outstanding tugas yang tertunda (dianggap clearance), somasi tersebut lemah. Anda memiliki hak sebagai karyawan yang sudah
resign. 

Selanjutnya apa yang harus Anda lakukan?

1. Pelajari Kontrak Kerja. Lihat apakah ada pasal mengenai ganti rugi atas kelalaian selama masa kerja dan setelah resign.
2. Cari Bukti. Kumpulkan bukti (email, log system, pesan singkat) yang menunjukkan bahwa transaksi tersebut telah disetujui oleh manajer/owner dan Anda hanya mencatat.
3. Balas Somasi Secara Formal. Jangan panik. Balas somasi dengan menjelaskan posisi Anda (tugas hanya admin, tidak ada approval) dan bukti-bukti di atas.
4. Siapkan Paklaring. Pastikan Paklaring Anda sudah diterima, yang menandakan tidak ada tanggung jawab pekerjaan yang menggantung.

Kesimpulan: Selama tidak ada unsur penggelapan yang disengaja oleh Anda, tanggung jawab kesalahan prosedur verifikasi ada di pihak manajer/owner. Somasi setelah 8 bulan umumnya sulit dilanjutkan ke ranah hukum pidana tanpa bukti fraud yang kuat.

Demikian semoga membantu.

Disclaimer :

Jawaban konsultasi hukum semata-mata hanya sebagai pendapat hukum dan tidak memiliki kekuatan hukum tetap dan tidak mengikat sebagaimana putusan pengadilan.

Dasar Hukum :

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana