Perubahan Nama dan Tahun Lahir pada Dokumen Kependudukan serta Dampaknya terhadap Rencana Pernikahan

Dijawab oleh Ardhi Yudha, SH., MH. (Penyuluh Hukum Madya) dan ivo hetty novita nainggolan, S.H., M.H. (Penyuluh Hukum Madya). Pertama-tama kami mengucapkan terima kasih atas pertanyaan yang Saudara sampaikan. Kasus seperti ini cukup sering terjadi dalam administrasi kependudukan, dan secara hukum masih bisa diperbaiki, tetapi mekanismenya berbeda tergantung jenis perubahannya. Kami akan membantu menjawab satu per satu agar lebih jelas. 1. Apakah nama dan tahun lahir bisa diubah sesuai data yang sebenarnya? Bisa, Tetapi melalui prosedur yang berbeda : A. Perubahan nama. Perubahan nama pada dokumen kependudukan harus melalui penetapan pengadilan terlebih dahulu sesuai ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan (perubahan dari UU No. 23 Tahun 2006). Berdasarkan Pasal 52 UU No. 23 Tahun 2006 disebutkan bahwa : "Pencatatan perubahan nama dilaksanakan berdasarkan penetapan pengadilan negeri tempat pemohon." Selanjutnya menurut Penjelasan Pasal 52 disebutkan bahwa : "Perubahan nama yang dimaksud dalam ketentuan ini adalah perubahan nama yang mengakibatkan perubahan identitas seseorang secara menyeluruh." Jadi berdasarkan Pasal diatas Saudara harus mengajukan permohonan perubahan nama ke Pengadilan Negeri. a) Jika dikabulkan, pengadilan akan mengeluarkan Penetapan Perubahan Nama. b) Penetapan tersebut kemudian dibawa ke Dinas Dukcapil untuk memperbaiki :  Akta kelahiran  KTP  KK  Dokumen kependudukan lain. B. Perbaikan tanggal lahir. Karena kesalahan tahun lahir (2000 vs 2001) berawal dari salah lihat petugas saat mengutip Surat Keterangan Lahir, ini masuk kategori pembetulan. Menurut Pasal 71 UU No. 23 Tahun 2006 disebutkan bahwa : "Pembetulan Akta Pencatatan Sipil dilakukan hanya untuk Akta yang mengalami kesalahan tulis redaksional." Selanjutnya menurut Pasal 72: "Pembetulan Akta Pencatatan Sipil sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 dilakukan oleh Pejabat Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana yang menerbitkan Akta Pencatatan Sipil tersebut." Meski Pasal 72 menyebutkan bisa dilakukan oleh Pejabat Sipil, dalam praktiknya, jika kesalahan sudah merembet ke Ijazah dan Paspor, pihak Disdukcapil hampir selalu mewajibkan Penetapan Pengadilan agar perubahan tersebut memiliki dasar hukum yang tidak bisa diganggu gugat. Untuk koreksi tanggal atau tahun lahir, biasanya ada dua kemungkinan: a) Jika jelas terjadi kesalahan pencatatan administrasi Dukcapil bisa memperbaiki melalui pembetulan akta tanpa pengadilan. b) Jika semua dokumen sudah lama menggunakan tanggal yang salah Biasanya Dukcapil akan meminta penetapan pengadilan agar perubahan mempunyai dasar hukum kuat. Dalam kasus calon istri Saudara, kemungkinan besar akan diminta penetapan pengadilan juga. 2. Bagaimana dengan ijazah dan dokumen lain yang tidak bisa diterbitkan ulang? Ini kekhawatiran yang sangat wajar. Biasanya ada dua solusi administratif : a) Tetap menggunakan ijazah lama, tetapi harus dilampirkan Penetapan pengadilan perubahan nama / tanggal lahir Surat keterangan dari Dukcapil b) Meminta surat keterangan dari sekolah / kampus bahwa Nama lama dan nama baru adalah orang yang sama (Hal ini umum dilakukan dan tidak membatalkan ijazah). Secara praktik, di pekerjaan atau administrasi lain cukup melampirkan Penetapan pengadilan dan Akta kelahiran yang sudah diperbaiki. Mengingat Ijazah tidak bisa dicetak ulang, dasar hukumnya merujuk pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) No. 29 Tahun 2014. Berdasarkan Pasal 10 ayat (1) disebutkan bahwa : "Penerbitan surat keterangan pengganti yang setara dengan ijazah/STTB atau surat keterangan pembetulan ijazah/STTB dilakukan oleh satuan pendidikan yang bersangkutan." Yang bersangkutan harus membawa Penetapan Pengadilan ke sekolah asalnya (SD/SMP/SMA) untuk meminta Surat Keterangan Pembetulan Ijazah. Surat ini yang nantinya dilampirkan bersama ijazah asli seumur hidup. 3. Tata cara perubahan nama dan tahun lahir Secara umum langkahnya seperti ini: (Sesuaikan ketentuan berdasarkan Permendagri Nomor 108 Tahun 2019. Update Akta dan KK berdasarkan Pasal 52 UU Adminduk, Update KTP berdasarkan Peraturan Presiden No 96 Tahun 2018) Tahap 1 (Persiapan Dokumen) : • KTP • KK • Akta kelahiran • Surat keterangan lahir dari bidan/rumah sakit • Ijazah • Surat pengantar RT/RW • Surat dari kelurahan • Fotokopi KTP orang tua • Saksi (biasanya 2 orang) Tahap 2 (Permohonan ke Pengadilan Negeri) : Mengajukan permohonan perubahan nama dan pembetulan tanggal lahir. Proses: a) Daftar perkara permohonan b) Sidang (biasanya 1-2 kali) c) Hakim mengeluarkan penetapan Estimasi waktu : sekitar 2-6 minggu. Biaya : Pengadilan biasanya sekitar Rp. 300.000 – Rp1.000.000 tergantung daerah. Tahap 3 (Perubahan di Dukcapil) Setelah ada penetapan pengadilan : a) Ajukan perubahan di Dukcapil. b) Dukcapil akan memperbaiki:  Akta kelahiran  KK  KTP Estimasi waktu : 3-14 hari kerja. Biaya : gratis (administrasi kependudukan tidak dipungut biaya). 4. Apakah akan berdampak pada rencana pernikahan? Secara prinsip tidak menghalangi pernikahan, tetapi memang lebih baik diselesaikan dulu. Karena saat menikah nanti, pencatatan dilakukan oleh: • Kementerian Agama Republik Indonesia (jika Muslim melalui KUA) • atau Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (jika non-Muslim) Data di buku nikah dan akta perkawinan harus sama dengan KTP dan KK. Jika tidak diperbaiki : • bisa menimbulkan masalah saat  pencatatan nikah;  pembuatan KK baru;  akta kelahiran anak nanti. Saran kami Jika memang ingin menikah dalam waktu dekat, sebaiknya segera mengurus perubahan data sekarang, karena biasanya seluruh proses bisa selesai dalam 1-2 bulan. Demikian penjelasan kami, semoga bermanfaat, terima kasih. Disclamer : Jawaban Konsultasi Hukum semata-mata hanya sebagai pendapat hukum dan tidak memiliki kekuatan hukum mengikat sebagaimana putusan pengadilan. Dasar Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan (perubahan dari UU No. 23 Tahun 2006).