Penolakan Pemberian Surat Keterangan Kerja oleh Vendor karena Persoalan Absensi Fingerprint dan Tuntutan Pengembalian Uang

Dijawab oleh: Mursalim, S.H. (Penyuluh Hukum Ahli Madya) Terima kasih atas pertanyaan yang disampaikan Yth. Saudara Rusdi dari Provinsi Jawa Barat, maka atas pertanyaan dapat di sampaikan sebagai berikut: Pengertian Surat Keterangan Kerja (Vaklering) Berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (“UU Ketenagakerjaan”). Ketenagakerjaan adalah segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja pada waktu sebelum, selama, dan sesudah masa kerja. Hubungan kerja adalah hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah. Selain perjanjian kerja diatur juga dengan peraturan perusahaan dan perjanjian kerja bersama (PKB). Pada umumnya, setelah hubungan kerja berakhir (resign) karyawan mendapatkan hak-haknya dan surat keterangan kerja (vaklaring). UU Ketenagakerjaan tidak mengatur secara jelas surat keterangan kerja (vaklaring), namun hal itu terdapat pada Kitab Undang-Undang-Undang Hukum Perdata (“KUHPerdata”). Yang dimaksud surat keterangan kerja, adalah surat pengalaman kerja (experience letter), atau dalam Pasal 1602z  Kitab Undang-Undang Hukum Perdata  (“KUH Perdata”) disebut “surat pernyataan” berkenaan dengan berakhirnya hubungan kerja seseorang karyawan (pekerja/buruh). Pasal tersebut berbunyi: “Si majikan diwajibkan pada waktu berakhirnya perhubungan kerja, atas permintaan si buruh, memberikan kepadanya sepucuk surat pernyataan yang ditandatangani olehnya” Surat pernyataan itu memuat suatu keterangan yang sesungguhnya tentang sifat pekerjaan yang telah dilakukan serta lamanya hubungan kerja, begitu pula, tetapi hanya atas permintaan khusus dari orang kepada siapa surat pernyataan itu harus diberikan, tentang cara bagaimana si buruh telah menunaikan kewajiban-kewajibannya dan cara bagaimana hubungan kerja berakhir; jika namun itu si majikan telah mengakhiri hubungan kerja dengan tidak memajukan sesuatu alasan maka ia hanya diwajibkan menyebutkan apa alasan-alasan itu; jika si buruh telah mengakhiri hubungan kerja secara berlawanan dengan hukum, maka si majikan adalah berhak untuk menyebutkan hal itu di dalam surat pernyataannya. Si majikan yang menolak memberikan surat pernyataan yang diminta, atau dengan sengaja menuliskan keterangan-keterangan yang tidak benar, atau pula memberikan suatu tanda pada surat pernyataannya yang dimaksudkan untuk memberikan sesuatu keterangan tentang si buruh yang tidak termuat dalam surat pernyatannya sendiri, atau lagi memberikan keterangan-keterangan kepada orang-orang pihak ketiga yang bertentangan dengan surat pernyataannya, adalah bertanggung jawab baik terhadap si buruh maupun terhadap orang-orang pihak ke tiga tentang kerugian yang diterbitkan karenanya”. Surat pernyataan pengalaman kerja (vaklaring) tersebut berisi keterangan mengenai sifat pekerjaan yang dilakukan, periode hubungan kerja yang berlangsung, dan bagaimana karyawan melakukan pekerjaannya kemudian penyebab pengakhiran hubungan kerja. Surat Keterangan Kerja ini dibutuhkan untuk mutasi BPJS Ketenegakerjaan dan juga sebagai referensi untuk memperoleh pekerjaan di kantor yang baru. Bagi anda yang akan melamar kerjaan di sebuah kantor yang baru dan dalam tahap dealing jangan lupa untuk membahas mengenai Surat Keterangan Kerja (Vaklaring) jika kamu berhenti (resign) di suatu hari nanti dan dituliskan dalam surat kontrak kerja. Jika di awal perjanjian kerja tidak ada bahasan atau perjanjian/kesepakatan mengenai Surat Keterangan Kerja (Vaklaring), maka anda bisa sampaikan kepada pimpinan atau ke HRD untuk membuatkan Surat Keterangan Kerja yang sangat dibutuhkan untuk masa depan anda. Dengan mengikuti prosedur resign yang sesuai dengan aturan UU Ketenagakerjaan, maka tidak ada alasan bagi sebuah perusahaan menunda atau menahan Surat Keterangan Kerja yang menjadi hak dari karyawan yang sudah mengundurkan diri.  Surat pernyataan ini sangat dibutuhkan, antara lain guna menjadi bahan pertimbangan untuk mencari atau memperoleh pekerjaan di perusahaan lain. Selain itu, bisa juga untuk uji kompetensi guna memperoleh sertifikasi kompetensi kerja sesuai pengalaman dan bidangnya [vide Pasal 18 ayat (3)  Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan  – “UU 13/2003”]. Berkenaan dengan surat pengalaman kerja (vaklaring) dimaksud, saat ini undang-undang tidak lagi mengaturnya seperti layaknya dalam Pasal 1602z KUH Perdata. Namun, merujuk pada ketentuan Pasal 1602z KUH Perdata tersebut, tentu tidak ada salahnya jika para pihak memperjanjikan dan mengaturnya dalam peraturan perusahaan atau dalam perjanjian kerja bersama (PKB), maupun dalam perjanjian kerja. Hubungan Kerja Yang Diputuskan oleh Pihak Buruh Sebagaimana ditulis oleh Prof. Iman Soepomo, S.H. dalam bukunya Hukum Perburuhan Bidang Hubungan Kerja (hal. 162 dan 171), bahwa dalam teori PHK, ada 4 (empat) golongan alasan PHK, yakni: a.     hubungan kerja yang putus demi hukum; b.     hubungan kerja yang diputuskan oleh pihak buruh; c.     hubungan kerja yang diputuskan oleh pihak majikan; d.     hubungan kerja yang diputuskan oleh pengadilan, terutama berdasarkan alasan penting (gewichtige-reden, Pasal 1603v KUH Perdata); Selanjutnya disebutkan oleh Prof. Iman Soepomo, S.H., bahwa buruh berhak memutuskan hubungan kerja (PHK) secara sepihak tanpa persetujuan majikan. Artinya, salah satu alasan PHK seorang karyawan adalah PHK yang diputuskan sepihak, yakni atas kehendak pihak karyawan sendiri, dan ini memang adalah hak karyawan untuk memutuskan hubungan kerja. Ketentuan mengenai PHK secara sepihak tersebut,  dalam Pasal 162 UU 13/2003 dikenal dengan istilah mengundurkan diri atas kemauan sendiri (resignation atau resign). Yang harus menjadi catatan untuk karyawan adalah harus memahami prosedur pengunduran diri sesuai dengan pasal 162 ayat (3) UU 13/2003 menyebutkan bahwa:: a. mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat- lambatnya b. 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri; b.     tidak terikat dalam ikatan dinas; c.     tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri. Menjawab Pertanyaan Anda Pertanyaan pertama: Vendor itu menahan veklaring saya atas dasar masalah absensi finger saya tidak lengkap, dimana sebelum sebelumnya tidak ada ketentuan atau sosialisasi atau pemeritahuan tentang dampak jika tidak finger ? Sebagaimana dijelaskan diatas, bahwa dalam konteks hubungan kerja maka pada dasarnya segala sesuatunya diatur pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan peraturan kerja bersama (PKB) termasuk hak-hak dan kewajiban karyawan termasuk pemberian surat keterangan kerja (vaklaring). Sosialisasi atau pemberitahuan adalah hanya informasi tambahan terkait hak dan kewajiban tersebut. Maka seandainya pengusaha menahan hak-hak karyawan termasuk pemberian vaklaring adalah tidak pada tempatnya. Karena pengusaha wajib memberikan surat keterangan kerja (Vaklaring). Apalagi jika hal itu tercantum pada perjanjian kerja. Perjanjian yang dibuat para pihak berkaku sebagai undang-undang bagi mereka yang membuatnya (asas pacta sun servanda/ Pasal 1338 KUHPerdata). Dan perjanjian itu bersifat memaksa (imperatif). Pasal 52 ayat 1 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan juga menegaskan bahwa Perjanjian kerja dibuat atas dasar:  kesepakatan kedua belah pihak  kemampuan atau kecakapan melakukan perbuatan hukum  adanya pekerjaan yang diperjanjikan  pekerjaan yang diperjanjikan tidak bertentangan dengan ketertiban umum, kesusilaan, dan peraturan perundang undangan yang berlaku. Jadi, menjawab pertanyaan Anda, jika kita mengacu pada pasal 1602z di atas, maka pemberian Surat Keterangan Kerja (Vaklaring) kepada pekerja/buruh ini sifatnya wajib bagi pengusaha, tidak memandang apakah pekerja tersebut berstatus pekerja harian atau tidak. Dari pasal di atas pula antara lain dapat kita merangkum hal-hal terkait Surat Keterangan Kerja sebagai berikut: 1. Surat Keterangan Kerja sifatnya wajib bagi pengusaha atas permintaan Pekerja/buruh; 2. Surat Keterangan Kerja memuat: sifat pekerjaan, lamanya hubungan kerja, cara bagaimana pekerja telah menunaikan kewajiban-kewajibannya, dan cara bagaimana hubungan kerja berakhir 3. Jika majikan menolak memberikan Surat Keterangan Kerja, maka ia bertanggung jawab terhadap baik pekerja, maupun pihak ketiga atas kerugian yang timbul. Majikan yang menolak memberikan surat keterangan yang diminta, atau sengaja menuliskan keterangan yang tidak benar, atau memberikan suatu tanda pada surat keterangan yang dimaksud untuk memberikan suatu keterangan tentang buruh yang tidak termuat dalam kata-kata surat keterangan itu, atau memberikan kepada pihak ketiga keterangan-keterangan yang bertentangan dengan surat keterangan, bertanggung jawab atas kerugian yang terjadi, baik terhadap buruh maupun terhadap pihak ketiga. (KUHPerd. 1239). Pertanyaan kedua: Terkait vendor yang menahan verklaring dan kemudian mengaitkan dengan absensi finger yang tidak lengkap padahal tidak ada ketentuan atau pemberitahun sebelumnya, kemudian menuntut ganti rugi kepada anda. Menurut hemat kami anda sebaiknya anda memiliki data/dokumen pembanding sebagai argumen untuk mengatasi tuduhan pengusaha yang merugikan anda tersebut. Namun apabila pendekatan kekeluargaan belum berhasil. Berarti itu sudah memasuki masalah perselisihan hak bidang ketenagakerjan/perburuhan yang diatur Undang-Undang Nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan jo. Undang-Undang Nomor 2 tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial. Perselisihan hak adalah perselisihan yang timbul karena tidak dipenuhinya hak, akibat adanya perbedaan pelaksanaan atau penafsiran terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.   Langkah Hukum yang Dapat Di Lakukan Adapun langkah hukum yang dapat Anda lakukan jika terjadi perselisihan hak, adalah anda wajib menyelesaikannya secara musyawarah untuk mencapai mufakat, yakni melalui perundingan lewat forum bipatrit. Jalur bipartit adalah suatu perundingan antara pekerja dengan pengusaha untuk menyelesaikan perselisihan hubungan industrial.   Jika forum bipatrit gagal, untuk perselisihan hak, upaya penyelesaian perselisihan yang dapat dipilih untuk penyelesaian perselisihan hak salah satunya adalah Mediasi Hubungan Industrial. Mediasi Hubungan Industrial adalah penyelesaian perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan pemutusan hubungan kerja (PHK), dan perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan melalui musyawarah yang ditengahi oleh seorang atau lebih mediator yang netral. Jika upaya penyelesaian melalui konsiliasi atau mediasi tidak mencapai kesepakatan, maka salah satu pihak dapat mengajukan gugatan kepada Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).   Dalam praktik, tuntutan agar perusahaan membuatkan surat pengalaman kerja biasanya digabungkan dalam gugatan terkait perselisihan pemutusan hubungan kerja (PHK). Selain meminta pesangon, pekerja juga menggugat agar perusahaan memberikan surat pengalaman kerja (vaklaring). Hal ini misalnya terdapat dalam perkara nomor  181 K/Pdt.Sus/PHI/2015 , di mana Mahkamah Agung menguatkan putusan PHI yang menghukum perusahaan untuk memberikan surat pengalaman kerja dengan kriteria baik atas nama pekerja.   Meski demikian, kami menyarankan agar Anda memprioritaskan upaya perdamaian antara Anda dengan pengusaha tanpa harus melalui jalur hukum. Demikian yang dapat disampaikan, semoga bermanfaat. Disclaimer : Jawaban konsultasi hukum semata-mata hanya sebagai pendapat hukum dan tidak memiliki kekuatan hukum tetap dan tidak mengikat sebagaimana putusan pengadilan. Mohon kepada Saudara Rusdi untuk mengisi survey Indeks Kepuasan Masyarakat atas layanan konsultasi hukum gratis. Silahkan klik tautan dibawah ini: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfZWUXxTVWixDSacyDv-hmTA50-QYV15ac1Vdgb2r-v8Fit_A/viewform?vc=0&c=0&w=1